浅谈医院人事档案管理存在的主要问题及对策口

  浅谈医院人事档案管理存在的主要问题及对策

   文/ 上海中医药大学附属市中医医院潘丽马赵青胡艳

   【摘要】随着社会的进步和医疗卫生事业的不断发展□☆□☆,医院人事档案管理工作也面临许多新的问题和要求☆□☆☆。如何科学□□☆、有效地口管口理□☆☆☆☆,充分发挥医院人事档案的作用□☆☆□,是人事档案管理工作者所要探究的重要口课题☆☆☆☆□。本文就当前医院人事档案管口理中存在的主要问题及对策进行了讨论☆□□。

   教育期刊口网口 http://www.jy口qkw.com关键口词口医院;人事档案;管理

   医口院口人事档案口是口医院人才信息的重要载体□□☆☆□,是人力资源管理与开发的重要依据☆□□☆☆,同时也是职工享口受待遇□□☆☆、升职晋级的重要依据☆□□□。随着社会的发展和医疗卫生口机构改革的不断深入□☆□☆,医院的人事口档案工作面临许多新的问题和要求□☆□。本文结合医院人事档案工作的实际情况□□☆□☆,就当前医院人事档案管口理工作中存在的问题及对策浅析如下:

   一□☆☆☆☆、医院人事档案管理现状及存在口的主要问题

   (一)人事档案受重视程度口低□□☆。随着人事制度改革以及口企口业用人观念的转口变☆□☆,人事档案已经口不口是用人单位选才用才的重要口依据□☆□☆,档案所记录的内容只口用来作为参考□☆☆,企业更注重人才的实际工作能力□□□。人事档案的作用和价值逐渐被淡化☆□☆□,以致人们对人事档案的重要性认识存在偏差□☆☆□,关心度逐渐弱化□☆□□,认为口口档案可有可口无□☆☆。此外□□□☆☆,医院作为口公共医疗服口务口机构□☆□,其工作重心往往放在医疗业务的口发展和为患者提供优质的医疗服务上□□□□☆,人事档案工作长期处于被动应付的状态☆□☆☆,未能得到很好的开发和利口用☆☆□□。

   (二)人事档案的参考价值和利用率降低□□☆□。由于档案材料不完善☆□☆,不能口客观地反映本人的全貌□□□☆☆,使得人事档案的参考价值和利用率降低□☆☆☆□。1. 档案材料缺失☆☆□☆□,缺乏完整性□□□☆。人事档案跨口越时间周期长□☆□☆、涉及面广☆□□,档案口材料口缺失现象普遍口存在□□☆□☆,如学历职称材料☆□□☆、党团材料☆☆☆□、干部任免考口察口材口料缺失等等□□□□,影响了档案口的完整性□□☆。2. 档案信口息口陈口旧☆☆□,缺乏时效性□☆□。长期以来□□□,人事档案中口个人履历材料一直口处于滞后状态□□☆☆,多数人员的家庭情况☆□☆□、社会关系已发生了口很大的变化☆□□,可档案中记载的却还是若干年前的历史信息□☆□☆。3. 档口案内容填口写欠规范☆□□☆,缺少说服力☆□□。有的档案内容口前后不口一□☆☆□,“三龄一历”记载多样;有的档口案填口口写随意☆□☆□□,能省则省□□☆☆,应详细口填明的内容没有填写完整;有的口档案未经组织审查盖口章或本人确认签名;有的档案字迹潦草□☆☆□□、随意涂改☆☆☆☆。4. 档案内容不全口面□□☆☆☆。医院人事档案只能口简单地反映医务人员一般的工作变动□□□、职称晋升口和工资变化等情况□☆☆,其专业口口特长□☆☆□☆、临床科口研成果□□☆☆□、医德医风等材料档案中多无记载☆□☆☆□,且档案口内容大同小异☆☆□☆□,缺乏可口比性☆□☆☆□,不利于优秀人才的选拔口和任用□☆□。

   (口口三)档案人员业务水平不高□☆☆。医院人事口档口案管理口人员多非档案专业人员☆□☆□□,口☆口口☆口缺乏系统的档案管理知识教育和培训□□☆□☆。档案管理人员身兼数职□☆□☆□,从事档口案业务工作的时间和精力得不到保证□□☆☆☆。长期以来☆☆□☆,人事档案采取封闭式管理☆□□☆□,档案材料仅供组织☆☆□□☆、人事口等口少数部门查阅□☆☆☆,档案管理人员缺乏档案开发☆□□、利用的口意识☆□□□,也无形中降低了对自身业务知识和能力的要求☆☆□☆□,影响了人事档案工作的深入开展□☆□。

   (四)现代化管理手段落后□☆☆☆。目前传统的手工收集□□☆☆□、整理☆☆☆□、查阅仍是医院人事档案管理工作中的主要操作形式☆□□,我院现有的档案管理软件仅仅运用在档案目录的管理上☆□☆,没有带来管理方法质的飞跃□☆□☆。传统的工作方法和服务方式不能很好地服口务于医院的医☆☆□、教□☆□、研和管口口理口口工作□□☆□☆。

   (五)档案代理制度不口完善□☆☆□。随着医院规模的不断口扩大☆☆□,医院用工制度口和人事管理呈现多元口化的特点☆□□,人事档案代理口制度应运而生☆☆☆□。然而当前人事档口案代理制度在落实过程中存在着代理职责不口清☆□☆、关系不顺☆□☆□☆、程序不规范☆□☆□☆、信息反馈不及时□☆□、档案内容相对滞后等问题□□☆☆,不同程度上影响了人事代理档口案的管理和利用□□□。

   二□☆☆□、医院人事档案管理的应对措施

   (一)加强口宣传, 增口强全院档案意识☆☆☆。档案管理部门应口充分利用宣传栏□□☆□、院报□☆☆□☆、网络□□☆、大小口会议等口多渠道☆□☆、多形式地加强对人事档案工作的宣传力度□□□☆□,提高人事档案工作的知晓率□□□☆☆,增强全口院的档案意识☆□☆□☆。一方面☆□☆,使医院领导口口重视□□☆□□,加大人力☆□☆□☆、财力口投入力度□□☆☆□,确保各项制度的贯彻执行和监督管理☆□☆☆□,并积极推进档案管理信息化建设☆□☆□。另一方面□□☆,使职工本人认识到人事档案口与工口资福利☆□□☆、职称评聘口等个口人利益息息相关☆☆☆,重视档案材口料的填写□☆□□,提高归档意口口口识□□☆☆。

   (二)健全管理制度□□☆☆,拓宽收集口口渠道☆☆☆。一是健全制口度□□□☆,加强管理□☆☆□□。档案管理工作口制度化是人事口档案信息口完善健口口全☆□□、充实准确的口根本保证□☆☆□。档案管理部门应根据国家政府有关档案管理的法律法规要求□☆□,结合本单位档案工作的实际☆□☆□☆,建立口起一口整套严谨☆□□、科学☆□☆、合理的人口事口档案管理口口制度□□☆,使档口案的收集□□□、查阅□☆☆☆、借调☆☆□□□、利用☆☆□、转出□□☆、转入等口工作环节都有口章口口口可循□☆□□、有据可依☆□☆□☆。单位内部要建立健全口岗位责任制□□☆,加强人事档案工作的口监督管理□☆☆□,明确职责□☆□□□,提高档案管理人员的工作责任口感和使命感☆□☆☆□。同时建立竞争和激励机口制☆□□□,调动档案管口理口人员的工作积极性□☆□☆□,把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来□☆□☆□。二是口注重收集☆□☆□☆,拓宽渠道☆☆□□□。干部人事档案口材料口的收集是档案工作的基础口和起点☆☆☆□□,强化收集工作□☆☆,确保归档口质量是人事档案管理的关键□□☆□☆。单位要结合自身的组织管理体口制☆□☆☆,建立档案收集联络员网络制度□□☆,在集中统一管理的原则下分层次分级管理☆☆□□,明确职责□☆☆,责任到人□□□□☆。同时☆□☆,档案口管理员也应与各部门口联络员保持口密切联系和有效沟通□□☆☆□,口☆口口☆口掌握材料形成规律☆□□☆□,主动收集☆□□☆☆,形成全口方位的档口口案收集体系☆☆□□□,提高归口档效率☆□□。

   (三)加强口人事档案管口理队伍的建设□☆☆☆□。首先□□☆☆□,医院应重视档案管理工作□□☆□□,配备具有政治责任感和事业口心□☆☆□,以及具有相应学历和专业背景的优秀口档案人员从事人事档案管理工作☆□□□☆,并落实经济待遇□☆☆,确保档案管理人员安心本职工作☆☆□。其次☆☆□☆,建立口口健全必要的人员进出管理制度□□☆,保持口从业人员的稳定性和连续性☆□□□。最后☆□□□☆,重视档案管理人员的继续教育和培口训□☆☆☆,给予口进修学习的机会☆☆☆□,围绕新形势下档案管理口的要求□□☆☆□,制定长期培养计划□☆☆□☆,培养具有“一专多能”的复口合口口口型人才☆□□☆□。

   (四)加强口人事档口案信口息化建设与管理☆□□。传统“手工操作”“立卷归档”的工口口作口口模口式口和“重保管☆□☆,轻利用”的工作思路已经不能满足医院口人事档案管理工口作的需要☆□☆☆□,新时期人事档案口管理需要不断突破和完善☆☆☆□☆,以推动人事档案信息资源口的开发和利用□☆□☆。1. 将计算口机信息技术运用口到人事档案管理中□☆☆□,建立人事档案管理信息系统☆□□□,并充分利用局域网及口办公自动化□□☆,实现人事档案网络化管理☆☆☆□。2. 利用软件对现有的人事档案信息进行统计分析及开发利用□☆☆□□,为医院领导层提供科学有效口的数据信息□☆□,促进医院内部人才资源的合理配置和使用□□☆。3. 建立科学有效的人事档案存储和检索工具☆☆□□☆,变封闭式管理为开放式管理□□☆,在设置口相应信息系统管理权限的情况下☆□☆☆,对部门和口个人开放□☆☆☆☆,达到“一人管理☆□□☆☆、多人共享”的优口口口化模式☆☆☆□☆,有效地提高档案资源的利用口率□☆□☆□。

   (五)加强人事代理档案的管理力度☆□☆□☆。我院自2001 年起实行人事档案代理口制度☆☆□,新进职工人事档案委托口市卫生人才交流服口务中心保管□☆□☆,迄今为口止已托管档案400 份☆□□,占在职职工档案总数的52%☆□☆□□,且这一比例仍逐口年攀口口口升□□☆。医院作为用人单位的主口体☆☆□☆□,掌握着代理人员动态变化的第一手资料□☆☆□,因此, 医院应本着对职工负责的态度☆☆☆□□,对代理人员在工作中形成的归档材料及时收集□□□☆☆、登记☆☆□□☆、移交□☆☆□□,并做好与代理机构口口的沟通协调工作□□☆☆□,明确代理机构和用人单位的职责范围□□☆、工作口程序等□□□☆☆。另一方面☆☆□☆,档案代理机构应提高服务意识□☆□,顺应信息化建设的要求☆☆☆,充分利用计算机网络技术□□☆☆,建立人才人事信息网站和相应的信息链接☆□☆,实行口口网口络资源共口享□□☆□☆,在遵守保密制度的前提下大力推行人事档案信息网上查询服务□☆☆,口☆口口口☆口拓宽口利用渠道□☆□□□,切实解口决口口代口口理人员“人档分离”的问题☆☆□。

   教育口期口口刊网 h口ttp://www.jy口口qkw.com参考口文献:

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