细化和加强业务推广费的管理口☆口口☆口

  细化和加强业务推广费的管理

  翟伟华

  摘 要:本文主要讲述广东南方电信规划咨询设计院有限公司惠州分公司针对当前社会环境的影响和上级对业务推广费的管控要求□☆☆☆,结合自身业务推广费开支和管理的实际情况☆□□□,分析这类费用管控存在的主要问题□□☆,提出一些相应的改进措施和实施方案以及这些措施和方案的创新新颖之处□□□,并加大措施及方案口的执行力度来持续完善和改进惠分这类费用的内控机制□☆□。指出重点解决了哪些问题□□☆□,并对这项措施的实行所产生的效益效果进行了分口析☆□☆,指出今后努力的口方向□☆□☆☆。目标是确保这类费口用可控可管☆□☆□,能顺利完成总公司2014年下达的管控指标☆□☆☆。

  教育期刊网 http://www.jyq口口口kw.co口m关键词:加强 业务推广费 口管理

  党的“十八大”召开后□☆☆☆,根据中央“八项规定”□□☆、“六项禁令”精神口严格管控口接待类及口口礼品类费用□□□。近几年☆☆□☆☆,广东南方电信规划咨询设计院有限公司惠州分公司业务量逐年上升☆☆□,已涉口及10个地市☆□□☆□、18个区口域☆□□☆☆。由于公司持续发展☆□☆□□、市场拓展☆☆☆、客户维系☆☆□☆、内部管理口等的需要☆□☆☆,这类成本口费用呈逐年上升趋势□☆□☆。此项成本费用口的增长也普遍高于总体成本费用的增长速度□☆☆☆□。2014年省公司要求各专业公司业务招待费要下降40%□☆☆。从目口前的口经营管理状口况看□□□☆☆,尽管惠分一直以口来对这项费用也有采口取口相应的管控措施☆☆□☆□,但针对目前严峻的形口势□□☆,成本下降压口力仍较大☆☆☆,施行成本管控进一步精细化势在必行☆□☆☆。

  一□☆□☆、业务推广费管理现状

  业务推广费是指与口分公司生产经营有关的业务招待□□□□☆、业务应酬及业务礼品等费用□☆□☆□。财务核算口径口包含:业务招待费☆☆□□、业务宣传口费☆☆☆□☆。

  业务推广费的管理口口构架及职责:

  预算管理中心:负责业务费的口归集□□☆☆☆、核算☆☆□□□、信息发布口及预算指标的分口口解☆☆□☆☆、调整☆□□□□、控制☆☆□□□。

  市口口场经口口营部:负责市场口线条业务费的预算编制□□☆☆、预算申请☆□☆☆□、预算控制□☆☆☆□、总体统筹□☆□☆□。

  生产部门:负责生口产线条业务费的预算编制☆□□☆□、预算申请□☆☆、预算控制□☆☆、总体统筹及配合市场线条业务费的预算执行☆□□□。

  综合部:负责综合行政线条业务费口的预算编制□☆□、预算申请☆☆□□□、预算控制□□☆、总体统筹☆□□☆。

  其他口职能部门:负责本部门业口务费的预算申请□☆□□、预算控制☆□□。

  二☆□☆□、问题呈现

  (一)业口务招待口费管控缺陷

  1□□☆、开支只是口随既成习惯☆☆☆,缺乏一些指引性的或分类的统一标准☆□☆□。

  2☆☆☆、日常接待没有签订☆□□☆、筛选一些协议餐馆☆□☆□,少利用口一些可降价空间☆□□。

  3□□☆、有些内部会议费没口有提供会议资料☆□☆□,纳入了口业务招待费开支☆☆□☆□。

  4□□☆、缺乏一套口内口部☆□□、外部招口待工作的指口口引或手册☆☆□□☆。(内部口资料:不公开□☆☆、非正式文件)

  5□□□、没有分解下达部门口预算目标☆☆□□,没有针对性的管控考核机制☆□☆☆。

  (二)业务宣传费管控缺陷

  1☆□□☆□、物资采购管理办法执行不到位□□☆。特别是供应商口入围缺乏正规的评审程序☆□□□□,供应商评审☆□□、考核管理有待口加强☆□☆☆□,采购评审小组相关工作有口待完善☆□☆□☆,采购人员职责不清□☆☆☆□,询价□□☆□□、核价☆□☆□、采购□☆☆□☆、仓管口职口责口存口在口交口叉□☆☆☆,不相容职务未实行严格口岗位分离☆☆□□。

  2□☆□、存在同一机构办理采购业务口全过程的缺陷☆☆☆□□。供应商入围□□☆□□、合同谈判☆☆□☆☆、采购☆☆☆、领用☆□☆□☆、保管出现口口口集口中口在一个部口门的现象□☆☆□,不符合《企业内部控制基口本规口范》的相关规定☆☆☆☆。

  3□☆☆□☆、单项采购金额1万元以下□□☆☆☆,但出现同一时段多张发票连号的现象□☆☆,原因可能是供应商不愿签合同□□□☆☆、可能是为了减化口手口续分拆金额规避合同评审等等□□□☆,存在审计风险□☆□☆□。

  4□□☆□、业务推广费总数超出额度☆☆□□☆,而其中的业口务宣传费用额度没有用足□□☆☆☆。原因之一是结算发票未能达到列支业务宣传费条件☆□□☆□。业务宣传费科口目不能精准反映公司实际口业务宣传支出☆☆☆。

  5☆☆□□☆、没有分解口下达部口门口预算目标☆□☆☆☆,没有针对口性的管控考核机口制□□☆。

  三☆□☆☆、管控思路

  (一)业务招待费管控思路

  1☆☆□、申请:严格把控事前申请流口程☆□☆。

  2☆□☆☆☆、标准:建立开支标准□□□☆、接待手册□☆☆□。

  3☆□□、考核:下达口各部门预算指标并口制定口相应的口考核细则□□☆☆。

  (二)业务宣传口费口管控思路

  1☆□☆☆□、申请:严格把控事前申请流程□□☆☆。

  2☆□☆、采购:执行采购环节相分离原则□□☆。

  3□□☆☆□、考核:下达各部门预算指标并制定相应口口口的考核细则□□□☆☆。

  四□□☆☆□、改进措施

  口(一口)业务招待费改进措施

  1☆□☆□、实行事前申请

  2014年起采用《业务餐费申请确认表》(分职能部门和生产部门)□☆☆□☆,严格事前口申请□☆☆☆□。

  2□☆☆□□、明确口接待内口容及口口相关原则☆□☆☆☆。接待内容口包括:住宿☆☆☆□□,宴请☆☆□□,礼品□□☆☆□。编制预算计口划应本口着“节俭□☆☆☆☆、合理□□□☆、必须”的预口口算原口则☆☆☆,按照口全年生产经营情况□□□,明确相关标准□☆□,并组口织实口施□☆□。宴请接口待应口本着“经济☆□☆□、实惠☆□☆□、节约”的使用原口则安排☆□☆☆☆,并优先口安排在定点饭店接待□☆□,餐饮用酒原则上自带□□☆。在业口务接待中赠送的礼品☆☆☆□□,应当符口合相关法律法规要求☆□□☆□,以宣传企业☆□☆□□、展示企业文化为主要内容□☆☆。不得赠送现金□☆☆、有价证券□□□、支付凭口证和商业口预付卡□☆☆,以及贵重金属和其他贵重物品□□☆☆□。业务接待不得安排接待对象到高档口的娱乐☆☆□□□、休闲□□□□、健身□□□☆□、保健等口经口营场所活动☆□☆。减少非必要用口餐和非工作用餐☆□☆,严格控制无客户陪同勘察用餐□☆□☆,全员达成高度共识☆☆□☆□,部门负责人口应负责把好关☆☆□☆。

  3□☆□☆、制定接口待指引手册

  综合部梳口理出一批日常接待的餐馆☆☆☆、酒店参口照指引或手册☆□□□,以提供餐馆□□☆☆□、酒店的各口类信息□□□☆□,包括地点☆□☆☆、电话□☆□☆、联系人□□□、主要特口色口菜口口口口式□☆□☆、其他服口务口项目等☆☆□□,在这当中□☆□,可以口选择一些签为协议方(协议接待点须给予低于市场口价的优惠☆□□□☆,同意按月度结算)□□□,按不同口来访口人员区分不同档次□☆☆。

  对日常的餐费也可以提前按照内定的人均参照标准(可以进行市场调研后讨论确定出一个可行的人均标准)订制几套套餐供选择□□☆,适当根据市场环境□☆☆、物价影口响等因素适时进行调整☆☆☆。这样可以将成本对比□☆☆□、成本管控☆□☆☆、询价口工作口前置□☆☆□、减少浪费□□☆,由于签订协议也可口以享口受降点优惠□□□☆,可以节约每次点菜时间☆☆□□□,可以签单月结☆□☆,延后付款□☆☆□☆。

  对各外驻口点□☆☆□、区域的日常接待□□☆☆☆、会议会审的餐馆☆□□、酒店也统一梳口理☆□☆□,提供一套口指引手口册□☆☆☆。对外驻点可以区分一口类地区☆□□□、二类地区□☆☆□☆、三类地口区等来考虑订制套餐的人口均参照标准(可以进行市场调研后讨论确定出一个可行的人均标准☆☆☆,也可以适当根据市场环口境☆□☆、物价影响等因素适时口进行调整口)□☆□☆☆。

  6☆☆□□、前置□☆☆、细化业口务接待工作准口备

  制定惠分接待工作总体流程□□□☆、各项工作分工明确(包括收集客人信息发送温馨提示□□☆、预订酒店□☆□、订餐□□☆□□、布置口接待口场地☆□□□、用车安排□□☆、迎接欢送规定☆☆□、礼品发放☆□☆□☆、交流资料□□□☆☆、发言口稿口口准备等)☆☆☆□□。

  7□☆☆□、确定人均参照用餐标准

  业口务接待时□□□,需按口人口数及口人头用餐标准点餐☆□□□☆,原则上不得超人均参照标准用餐□☆□☆。超人口均标口准用餐时□☆□☆,需向相关主管申请□□□□,说明理由□□☆☆☆,超额幅度一般不得超口过20%□□□。会议会审不得以虚增口加人数方式加大口用餐额度☆□□□□。一经查实☆□☆□,将追究部口门负责人口及相关人员口口经济责任□☆□☆。

  (口二)业务宣传费改进措施

  1□□□、严格事前申请流程

  2014年起启用《公司业务宣传品申请确认表》☆☆□☆□,严格执行事前口申请流程☆☆□。市场部及其他部门临时采购必须以《公司业务宣传品申请确认表》进行采购口前口申请☆☆□。综合部的批量采购一般通过订立合同并走OA流程进行事前申请☆□□□☆。

  2□☆☆□、回归采购职口责

  为减轻市场营销人员(含生产部门☆□☆、区域协助营销人员口)的工作压力□☆☆☆,减少多头采购产生各项成本□☆□□☆。同时□□□,也为了规范采购管口理☆☆□☆□,将市场营销类采购职责按文件规定归回采购部门综合部☆□□。市场经营部作为采购需求部门负責提出口采购需求☆□□,协助采口购部门做好询价☆□☆、资料收集等口基础工作□☆□。市场经营部年底或年初统筹组织好市场营销类采购所有供应商的评审(至少三家供应商)☆□☆。评审会议形成口采购评审意见☆☆☆☆□,参加人员:综合部经理□☆□、市场经营部经理□☆□、预算管理中口心经口理☆□□☆、相关部门工作人员口口及一名生产部门代表☆□☆□☆。并将初评意见提交公司决策口委员会□□□☆☆,公司决策委员会最终确定年度口供应商入围名单☆☆☆□☆。

   3□□☆□☆、理顺采购流程

  综合部接口到采购需口求☆□□,由询价员与入围的口供应商进行洽谈☆☆□☆、确定当期采口购价格☆☆□□☆,采购数量☆□☆,负责走合同评审口流程□□☆☆,签订合同□□☆。采购口员按合同办理采购□□□☆、申请付款□☆☆,并将采购的物资与仓管口员办理验收☆☆□、交接□☆□☆☆。仓管员办口口理入库手续□□□。入库单随报销发票交预算口管理口中心一份□□☆。询价员□□☆、口☆口口☆口采口购员☆□□☆、仓管员三者必须分离☆□☆,由不同的人担任□☆□☆。

  4□☆☆□、集中采购

  对每年都口口有需求的市场营销用品☆☆□□□、应当多利用口集中采购□☆□☆□、批量采购□□☆□,避免多头采购或口分散口采购□□☆☆,以提口高采口购效率☆□□☆□,降低采购成口本☆□□。

  5□☆□☆□、完善库存管理及账务处理

  仓管员按物品类别分别登记库销存账☆☆□□☆。入库时☆☆□☆,仓管员接到采购员的入口口库申请□□☆☆☆,与采购员共同检查并清算入库物品的类别☆□☆☆,数量☆□☆☆,同时仓管员登记库销存账□☆☆☆☆,采购员与仓管员签名确认☆□□☆☆。出库时□□□,仓管员接到口领用人的领用申请(领用出库单口)☆□□□,与领用人共同检查并清算出口库物品的类别□☆☆□,数量□☆□,同时仓管口员登记库销存账□□□☆,仓管员与口领用人签名确认□☆☆。对库存物品执行月度或季度盘查机制☆☆□□☆,由预口口算管理中心□☆□☆、综合部相关人员☆□□、风险管理员口组成盘查小组□☆☆,定期口口对库存领用☆□□☆□、登记☆☆☆☆、保管等工作进行内部口审查□□☆□,并形成反馈制度□□☆□,及时将整口改意见☆□□、时间要求反馈责任部门☆☆☆☆。

  仓管员按物品类别分别登记库口销存账☆☆☆☆□,采购需口求部口门按需交仓管员领口用口出库单□☆☆□□,每次的领用出库口单一式三份☆□□,口☆口口☆口口仓管员口口一份□☆□□□,领用人一份☆☆☆,财务一份☆☆□。领用人按领用出库单口填写报账审批单□☆☆□□,预算管理中心口依据领用出库单核销原存货或预付账款☆☆☆□□,分期计入口相应成本□☆□,不再直接口一次性计入成本□☆☆□,以便更真实口反映成本客商□☆□☆、成本部门信息□☆□。

  6□□□☆、发票管理

  加强采购发票的审核:对连号超过单项采购金额的□□☆☆☆,必须补相关合同评审手续☆□☆。加强发票的规范管理☆☆☆□,杜绝虚假发票报口账□☆□□,减少税务和审口计风险□☆☆□,按规定加强5000元以上发票查询☆□□☆。

  (三)下达费用指标

  综合考虑影响费用的各因素☆□☆,根据业务量☆□☆□,历史数据□□☆□□,属地管理☆□☆☆□,区域数量□☆☆□、上级口口每年管口口控口口要求☆☆□☆、当地风俗口和业主习惯□□☆□□、区域因素口(广口东口分一☆□☆、二☆☆☆□、三类地口区)等把指标分口解到责任部门☆☆□☆。通过预算管理进行实际与预算差异对比分析☆☆□,及时反馈□□□☆、调整☆☆□☆□,兑现考评奖惩口机制☆□□。

  五☆☆☆□、 创新口及新颖之处

  (一)全面管控

  重点关注事前口申请□□□☆,事前口申请是后续报账最主要的依据之一□☆☆□□,形成良好口的事前申请习惯□☆□□,对后续该费用管理提口供了口基础□☆☆☆,同时对业务推口广费形成事前——事中——事后整个过程进行多方位的监督控口制□☆☆,加强了内部牵制机制的改进☆☆☆□☆,实现更有效的管理和控制☆☆□。

  (二)精细管理

  开支标口准☆□☆□、接待手册□☆□☆、服务口指南的建口立□□□☆☆、报帐要口求的加强☆☆☆,有利于口降口低成本☆☆□□☆、提高效率和节省时间并进一步规避风险□☆□☆,实行精细化管理□□□☆。

  (三)预算考核

  指标下达到主要责任部门□□□,各责任部门在预算指标范围内控制使用☆☆☆☆。各责任部门在惠分业务费管理细则的基础上制定各自的业务费管控细则□□☆,层层管控□☆☆,年终对管控效果进行考核和后评口估☆□□。

  六□☆☆□☆、解决问题及预期效果

  (一)业务招待费管控重点解决问题及预期效果

  1☆□☆☆、建立了开支标准和接口待手册☆□☆,有了餐馆☆☆□□□、酒店口口的口指引手册□☆□,工作规范化□☆☆、标准化提口高□☆□□☆,工作不依赖口人☆□□,临时接替招待工作人员的工作也节省了询问接待信息的时间□☆☆☆□,解决了此类口费用经办人员盲目□□☆,无序口口的开支☆□☆☆□。

  2☆☆□、宣贯力口度加大□□☆☆□,全员节支增效的意识得到提高☆☆☆□。员工能更加清楚地界定业务费开支的范围和额度的事前把控☆☆□□,非必要□☆☆、非工作餐的餐费开支将会减少☆□□。

  3□☆☆☆、将管控措施与国家财经政策口及相关规定紧密结合□☆□,降低这类费用的审计和法律风险□☆☆□,更符合国家目口前加强口管控力度口的口形势☆☆☆□☆。

  4☆□□☆、随着这些标准执行的既口成习惯☆□☆□,对全年预算数据的测算也将更切实☆☆☆、更有把握□☆□□。

  5☆□☆□□、随着公司节支口增效方案的推进☆□□☆,2013年的口业务招待费得到明显的控制□□☆,比上年口同期口下降了22%☆□☆☆□。2014年继续完善并推行节支增效措施及内审改进措施□☆☆□,计划 要比2013年下口降37.13%☆☆□□□,力争完口成下降40%口的目标□☆☆□。

  (二)业务宣传费管控重口点解决问题及预期效果

  1☆☆☆□、细化了供应商评审工口作☆□☆☆,可以口货比三家☆☆□,询价☆☆□□□、议价☆□□☆、优惠条款等信息更加公开☆□☆☆□、透明☆☆□。不相口容职务如定价□□□☆、采购☆☆☆□、付款□☆□、保管☆☆□☆、领用实口行了岗位口分离☆☆□□,采购相口关部门□☆□☆、人员口的职责更加清口晰☆☆□☆、分明□☆☆,口☆口口☆口口优化了内部采购流程□☆□□,内部牵制制度口得到加强☆□☆□,降低了采购成本□☆☆□□。

  2☆□□、财务核口算信口息更加精细化☆☆□☆☆,能按使用对象如实反映部门□☆☆、区域的成本费用☆□□。

  3☆□☆、随着口公司节支增效方案的推进☆□□□,2013年的口业务宣传费下降近12.64%☆☆☆□。

  2014年继续完善并推行节支增效措施及内审改进措施☆□□,合理开支口该费用□☆☆□□,将年度开口支控制在下达预算内□□☆。

  教育期刊网 http://www.jyqkw.com参考文献

  [1]广东省财政厅会计人员继续教育教材编委会.内部会计控制2003.

  [2]斯蒂芬·P·罗宾斯 玛丽·库尔特.孙健敏等译 管理学.中国人民大学出版社.2008年第9版.

  [3]杨荣彦 等.中级财务管理.暨南大学口出版社.2007年8月第1版.

  [4]章显中.企业预算控制.中国人民大学出版社.2009年8月第1版.

  (口作者单位:广东南方电信规划咨询设计院有限公司惠州分公司 广东惠州市 516003)

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